305
Никого не удивляет, что количество бумажных писем снижается с каждым годом. Речь сейчас не о рекламной рассылке, письме от местной ячейки баптистов или документооборота. Мы говорим именно о простой бумажной корреспонденции. Люди почти полностью перестали писать друг другу письма, в условиях, когда можно написать на электронный почтовый ящик или вовсе – в мессенджер.
Так почему же мы держимся за бумажную пересылку документов? Неужели личные мысли кажутся нам менее важными и требующими защиты, чем договора и акты? Думаем, дело не в том. Электронная пересылка писем защищена в достаточной мере. Но время полной замены документооборота на электронный еще не пришло. А пора бы уже.
Чем хорош обмен документами в цифровом виде? Главное – вы экономите время. Доставка договора, от подписания которого зависит скорость оплаты счета, сокращается с суток или нескольких часов (при условии использования курьера на ставке) до пары секунд. И в течении еще пары секунд договор может быть и подписан. Опять же, в отличии от пары часов на доставку договора обратно.
Можно также привести в качестве аргумента экономию бумаги, которая делается из деревьев, но это мало кого действительно волнует. А вот финансовая составляющая вопроса – очень даже. Простая математика – стоимость электронной пересылки документов с помощью программы, например Медок, составляет 150-250 грн в месяц за саму программу. Нет расходов на почту, курьеров, бумагу и краску в принтере. При активном обороте актов-договоров, экономия может достигать десятком тысяч гривен в месяц.
В чем же минусы? Во-первых, это сохранность цифровой информации. Вдруг завтра ноутбук умрет и все документы пропадут? Решается это, правда, облачным хранилищем и резервным жестким диском в сейфе. Во-вторых, а вдруг срочно понадобится документ? Тут уже сложнее – ведь для его печати придется найти принтер и отправить подписанный ранее документ на печать.
Если говорить серьезно – за цифровым обменом информации не будущее, но уже настоящее. Так что, пора осовремениваться. И начать можно с того, что купить Медок или другую программу для документооборота и попробовать полгода ей попользоваться. Вряд ли вы вернетесь обратно к бумаге.
Стоит признать, что полностью поменять схему работы иногда бывает сложно. Потому компания Укрзвит предлагает бесплатные консультации не только клиентам, но интересующимся – если у вас остались вопросы, позвоните на телефоны наших горячих линий и получите ответы.
