Электронный документооборот: какую систему выбрать для работы?

24.06.2021   13:00    313

Электронный документооборот экономит время и деньги компаний, оптимизирует их бизнес-процессы, защищает важные документы и обеспечивает безопасный доступ к ним. Его уже выбирают и советуют многие компании по всему миру. Рассказываем, кто и зачем использует в своей работе ЭДО.


Источник: delo.ua

Зачем нужен электронный документооборот

Как сообщает The Paperless Project, американские корпорации тратят более 120 млрд долларов на печатные документы, большинство из которых устаревают в течение трех месяцев.


«Многие организации и компании уже добились больших успехов в сокращении бумажных документов в своем бизнесе. Но, на мой взгляд, прогресс наступает не настолько быстро, насколько мог бы, учитывая все преимущества ЭДО. Отказ от бумажных документов — важный шаг в цифровой трансформации, которую большинство компаний, по их же словам, хотят совершить», — пишет в своей колонке для Forbes Юджин Сюн, основатель и председатель совета директоров Foxit (поставщика инновационных продуктов и услуг).

По его словам, страх неизвестности и неудачи тормозит многие компании, и поэтому они могут решить сделать акцент на создании приложений, которые принесут новые источники дохода, вместо того, чтобы избавиться от бумажных документов и повысить свою эффективность и начать больше экономить.

Сюн выделяет несколько главных преимуществ электронного документооборота:

  • Экономия денег и огромного количества места для хранения документов.
  • Оптимизация и ускорение важнейших бизнес-процессов.
  • Более быстрый и простой доступ к документам и информации.
  • На изменение и распространение документов тратится меньше времени и денег.
  • Документы защищены от потери и физического уничтожения.
  • Более высокий уровень безопасности.
Это интересно:  JYSK открывает первый в Украине магазин в формате XL

Как ЭДО помогает зарубежным компаниям

В компании IBM рассказывают, что ранее до 20% их B2B-транзакций приводили к ошибкам, пока они не начали использовать систему электронного документооборота.

«Теперь этих ошибок нет. Например, раньше у нас были проблемы с заказами на перевод, потому что клиенты отправляли неправильный код. Это происходило из-за того, что всю информацию заполняли вручную, поэтому были ошибки. С ЭДО такого быть не может», — говорят в компании.

Jupiter Aluminium производит недорогую и качественную алюминиевую катушку. Электронный документооборот играет важную роль в высокоэффективной бизнес-модели компании.

Перед внедрением программного обеспечения для ЭДО компания боролась с большим количеством потраченного времени, денег и бумаги, которые были нужны для работы с документами.

Это интересно:  "Оператор ГТС" за I полугодие заработал 5,6 млрд грн при 10-миллиардном долге облгазов

После перехода на электронный документооборот компания:

  • надежно хранит документы в цифровом виде;
  • имеет более быстрый доступ к важной информации;
  • повышает продуктивность офисных сотрудников.

Jupiter не просто улучшили свои процессы и упростили рабочий процесс. Компания смогла справиться со значительным ростом бизнеса без добавления нового персонала, а также повысила настроение сотрудников.

Например, до внедрения ЭДО компания использовала бумагу. Поиск бумажных документов занимал много времени и замедлял сотрудничество и работу с клиентами.

Часть документов хранилась в архиве вне офиса. Поэтому раз в месяц некоторым сотрудникам нужно было ездить более ста километров, чтобы найти нужный документ.

Сегодня бухгалтерия Jupiter сканирует счета к оплате, заказы на поставку и другие ключевые документы в своей новой системе электронного документооборота.

Они автоматически индексируются по номеру файла, а пустые поля заполняются путем сопоставления документа с ключевой информацией, уже имеющейся в системе.

Отсканированные документы сотрудники могут просматривать в интернете, что делает их поиск и совместную работу над ними практически мгновенными. Отдел обслуживания клиентов также использует сканирование документов для быстрого и безопасного хранения ключевых файлов.

Это интересно:  В мессенджере WhatsApp запустили новую функцию

Какую систему ЭДО выбрать

В Украине работают различные системы электронного документооборота.

Например, elDoc. Здесь есть привычные для современной системы функции. Среди них — доступ 24/7 с любых устройств, простой и понятный интерфейс. Также совместная работа над документами, конструкторы форм, электронный архив, мониторинг, аналитика, отчетность, организационная структура, CRM и многое другое.

Еще система позволяет в режиме реального времени отслеживать статус документа, осуществлять контроль исполнения поручений и проводить аудит действий.

Или Deals. Сервис увеличивает количество согласованных вовремя документов, а также сокращает время подготовки и согласования документов в несколько раз.

Среди преимуществ Deals экономия на административных и логистических затратах, сервис также обеспечивает постоянный доступ к документам и поддерживает все украинские АЦСК. Нужно лишь подключиться к системе, добавить в нее своего контрагента и начать подписывать и обмениваться документами онлайн.

Megapolis.DocNet организовывает систему ЭДО в компаниях любого уровня и сфер деятельности, а также в государственных учреждениях, предприятиях и органах власти.

Этот сервис подходит для автоматизации документоориентированных бизнес-процессов, связанных с общей и операционной деятельностью организации.








Adblock
detector